MAIL MERGE

Ingin mencetak beberapa dokumen yang berasal dari satu dokumen word yang sama tapi beberapa isinya berubah-ubah seperti nomor, nama, alamat, dan lain sebagainya.

Mau…..?

mari kita praktik langsung dengan fasilitas Mail Merge. Fasilitas ini banyak digunakan oleh sekretaris dan admin untuk membuat sertifikat, surat undangan, amplop, dan lain-lain.

tanpa banyak basa basi mari kita mulai…

Sebagai contoh untuk artikel ini, saya akan membuat sertifikat untuk PAUD LESTARI. sumber data akan menggunakan data dari Excel 2007 dan aplikasi Word juga versi 2007.

1. Jalankan apikasi Excel, dan buat worksheet dengan data seperti terlihat pada gambar berikut. Namakan file tersebut data_input.xlsx.
   
2. Buat dokumen word sebagai dasar untuk mail merge ke dokumen Excel di atas. 
   
3. Pada menu bar (ribbon) dokumn Word, klik tab Mailings. 
   
4. Pilih menu Select Recipients | Use Existing List..., dan ambil file Excel yang telah Anda buat. 
5. Pada dialog Select Table, pilih Sheet1$ dan klik OK. Kita pilih Sheet1 karena kebetulan data yang saya masukkan berada di sheet pertama.
   
6. Perhatikan bahwa beberapa menu mail merge yang sebelumnya tidak aktif sekarang menjadi aktif.
7. Tempatkan cursor pada bagian entri Nama, dan pilih menu Insert Merge Field | Nama. 
   
8. Field Nama akan dimasukkan ke dokumen dengan format <<Nama Siswa>>.
9. Dengan cara yang sama masukkan nomor induk, tempat tanggal lahir, kualifikasi dan nomor sertifikat,
   
10. Sekarang kita akan coba lihat dokumen yang digabungkan dengan data tersebut. Klik tombolPreview Results. 
    
11. Terlihat dokumen sudah tergabung, coba lakukan navigasi data dengan mengklik panah kanan / kiri di group Preview Results. 
    
12. Untuk mencetak dokumen, klik menu Finish & Merge | Print Documents... dan ikuti langkah print seperti yang biasa dilakukan. 
    
13. S e l e s a i.